¿Es posible pronosticar el futuro? La mayoría diría que no, pero en la dinámica empresarial no es aconsejable esperar a que ocurran los hechos para tomar decisiones. ¿Cómo evitar riesgos? Con la apropiada administración de presupuesto.
Las organizaciones que planean con suficiente anticipación sus presupuestos, siempre estarán preparadas para situaciones futuras. Y aunque no los hayan previsto en su exacta magnitud, su administración y seguimiento cuidadoso los torna recursivos.
¿Recursivos? Sí, recursivos. Ya sea para sortear dificultades o aprovechar nuevas oportunidades. Sigue leyendo que te detallamos qué es la administración de presupuesto y cómo lograrla de forma eficiente.
Administración de presupuesto empresarial
La administración de presupuesto empresarial se refiere a la gestión, coordinación y seguimiento del plan que recoge las operaciones y recursos de la organización. Esta gestión es necesaria para alcanzar los objetivos que se planteen en cada período.
La administración de presupuesto equilibra lo que se quiere en el futuro para la empresa y los recursos que se necesitan invertir para que suceda.
Esta gestión no debe limitarse a efectuar un sinfín de cálculos. Su valor radica en hacer un análisis profundo de la situación actual y futura.
¿Pero cuál es el objetivo? Tener la posibilidad de corregir a tiempo malas decisiones. En palabras simples: control de daños. ¿Y si lo ponemos en un escenario positivo? Aprovechar nuevas oportunidades. En todo caso se trata de poder redimensionar objetivos.
Importancia de establecer presupuestos
Los presupuestos permiten a los líderes de proyectos tener a su disposición una herramienta de planificación, coordinación y monitoreo de las acciones por ejecutar.
A través de un presupuesto se pueden administrar adecuadamente los ingresos y los egresos de una empresa. Se apunta con esto a cumplir metas, por ejemplo, de rentabilidad y competitividad.
El principal objetivo de establecer presupuestos es presentar el panorama financiero actualizado de lo que está atravesando la organización. Los presupuestos ayudan a los líderes empresariales a tomar decisiones oportunas y a afrontar nuevos retos.
En resumen, establecer presupuestos es importante porque
- Proveen de información veraz y útil
- Facilitan el uso eficiente de los recursos según áreas prioritarias
- Minimizan el riesgo en las operaciones
- Posibilitan la redimensión de objetivos en la empresa
¿Cómo hacer un plan de administración de presupuesto?
Es importante recalcar que la información contable por sí sola no es suficiente para hacer un diagnóstico de la empresa. Para poder hacer un presupuesto factible también hay que hacer un análisis de factores internos y externos.
Establece metas y objetivos
Este es uno de los procesos más importantes porque los objetivos y metas que se planteen para la empresa, son la base para realizar el presupuesto.
Las metas y objetivos deben ser realistas, importantes, alcanzables y medibles. De esta manera se entenderá, en el momento del seguimiento, si la operación fue exitosa o no.
No se puede establecer un presupuesto si no se tienen metas y objetivos claros. Sería malbaratar recursos.
Analiza la tendencia de gastos anteriores
Además de calcular los gastos, es importante revisar los ingresos de planificaciones o presupuestos calculados . Estos números te ayudarán a proyectar sobre informaciones comprobadas y no solo sobre supuestos.
Se debe especular lo menos posible, no puedes tener un panorama claro, sin tener alguna base o registro verificados.
Diferencia gastos fijos de gastos ocasionales
Porque sean gastos no significa que se puedan analizar de la misma forma. Es importante discriminar lo que son los gastos fijos de los ocasionales. De esta forma el presupuesto quedará más ajustado a la realidad.
Los fijos son, por ejemplo, los gastos referentes a los servicios como luz, agua, comunicaciones o gastos en pagos de proveedores.
Mientras, los ocasionales son aquellos que tienen que ver con gastos administrativos. Quizás lo que implica pagar un viaje a un gerente para que asista a un congreso de capacitación.
Además de discriminarlos en fijos u ocasionales, también hay que destinar una parte del presupuesto a gastos imprevistos. Esos que pueden surgir casi de la nada y afectar la operación si no se está preparado para asumirlos.
Identifica prioridades dentro de la organización
Todas las organizaciones tienen departamentos o procesos prioritarios para la operación. Es clave, para la eficiencia del presupuesto, que se identifiquen cuáles son.
Al conocer cuales son las prioridades se puede enfocar parte del presupuesto, ya sea para hacer frente a las debilidades o para apuntalar las fortalezas.
Define encargados del manejo de presupuesto por departamento
Nadie mejor que un colaborador de cada departamento para precisar cuáles son las necesidades de su área.
Elegir a un encargado para que provea de información, con la capacidad de análisis y discernimiento, significa tener un buen aliado para la planificación del presupuesto general.
Este encargado, además, puede hacerse cargo de la importante labor de seguimiento y control del cumplimiento de la planificación presupuestaria. Al estar tan cerca de estos procesos, será más eficiente en dar la alerta, si algo no está funcionando bien.
Realiza seguimientos continuos
Lo que no se mide, no se puede mejorar. Es prioritario, para el éxito del presupuesto, que sea monitoreado sistemáticamente. Estos seguimientos y evaluaciones permiten identificar dónde se está fallando.
Esta no debe ser una actividad puntual, se debe considerar cada vez que sea necesario, incluso cuando no. La revisión periódica del presupuesto es una estrategia que debe implementarse continuamente, sin importar el tamaño de la empresa.
Estas evaluaciones deben ser debidamente registradas para que sirvan en el futuro como información, para entender dónde mejorar la operación.
Conclusiones
La administración de presupuesto es una herramienta estratégica para controlar y coordinar la gestión de los recursos y acciones para alcanzar los objetivos planteados.
Es importante entender que esta gestión debe estar basada en información veraz para poder tomar las decisiones más acertadas.
¿Cómo llevar a cabo la administración de presupuesto?
- Estableciendo metas y objetivos
- Analizando la tendencia de gastos previos y discriminándolos según prioridades
- Definiendo colaboradores clave para que sea un proceso eficiente
- Realizando seguimientos continuos
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