Digitalización de Documentos.
A medida que tu empresa se desarrolla, el volumen de papeles crece exponencialmente y todo ese papeleo almacenado desperdicia espacio, recursos y es difícil de administrar. Así que ha llegado la hora de poner en marcha un plan de digitalización de documentos.
Con esta solución estratégica puedes utilizar técnicas digitales para convertir todos los documentos impresos en versiones electrónicas que se almacenan en tu propio servidor o en la nube.
Esto te permite administrarlos de manera más eficiente, sin perder algún documento importante, evitando así dañar la credibilidad de tu empresa y sobre todo ser más amigable con el medio ambiente.
En este artículo te hablaremos sobre la digitalización de documentos y cómo llevarla a cabo de manera efectiva en la empresa. Además de las ventajas de este proceso y por qué debes implementarlo ya mismo.
Digitalización de documentos
Para obtener conocimientos reales a partir de tus datos e información, debes abrirte paso en un formato digital. Los datos son la capa fundamental sobre la que se puede recopilar información, comprensión y entendimiento.
La digitalización de documentos es la idea de obtener datos físicos en un formato digital que las computadoras puedan manejar. En general es el proceso de convertir lo impreso en papel en información legible por la computadora.
Al digitalizar los datos, las organizaciones y empresas pueden extraer más valor de los activos que, de otro modo, estarían literalmente acumulando polvo y ocupando espacio en la empresa.
Digitalización de recibos de sueldos y firma digital.
La digitalización de los recibos de sueldo y de la firma puede mejorar drásticamente la eficiencia operativa en el área de recursos humanos, no solo para el departamento en sí, sino también para los empleados.
Los recibos de sueldos digitales te dan la oportunidad única de procesar la información de una manera más eficaz, reducir los costos innecesarios de papel y tinta y procesar datos innecesarios. Además puedes concentrar toda la información en un único sistema.
Para los empleados representan una forma segura de recibir los datos de sus pagos, pueden guardarlo directamente en su computador y estar seguros que siempre estarán allí al momento de hacer cualquier consulta.
Por otro lado, la firma digital es como tu huella. Te permite firmar un documento electrónicamente y así validarlo. Es un código matemático que autentica el documento del remitente y asegura que permanecerá inalterado al llegar al destinatario.
Las firmas digitales hacen que el papeleo cotidiano sea mucho más eficiente. Sus beneficios hacen que más oficinas y empresas se suban al tren a favor de ellas, lo que crea un lugar de trabajo mucho más seguro digitalmente.
Ventajas de digitalizar la información.
La digitalización de documentos mejora la velocidad, la precisión y la experiencia general de los empleados en el trabajo. Esto puede conducir a importantes ganancias en la satisfacción y las correspondientes mejoras en la producción.
Una potente solución de gestión de documentos y servicios de contenido permite a la empresa un acceso instantáneo a información y flujos de trabajo automatizados, entre otros muchos beneficios.
A continuación, te mostramos algunas ventajas en que la gestión de documentos digitales puede ayudar a tu empresa a operar de manera más ágil y a ofrecer un mayor valor a todos, al tiempo que facilita el trabajo y la operatividad.
Acceder a documentos fácilmente
La digitalización de documentos permite a una organización acceder a los datos en forma digital desde cualquier lugar, lo que rompe las barreras de ubicación, tiempo y acceso simultáneo. Esto se lleva a cabo por medio del propio sistema o la nube.
Cuando los documentos se digitalizan, pueden encontrarse fácilmente. Esta fácil accesibilidad mejora el flujo de trabajo y de datos dentro de la organización, lo que se traduce en una mayor productividad.
Además, con una función de búsqueda, encontrar los documentos digitales lleva apenas unos segundos, especialmente cuando están organizados y administrados correctamente.
Facilita el trabajo remoto
La digitalización de documentos mejora el proceso de trabajo remoto ya que puedes dar acceso más fácilmente a registros y datos importantes para que los empleados puedan completar sus tareas y proyectos.
Por medio de este proceso abordarás algunos de los problemas más importantes sobre el trabajo remoto, como la accesibilidad, la colaboración y la seguridad.
Esto hará a la organización más exitosa en esta nueva modalidad de trabajo que tanto auge ha ganado en los últimos dos años.
Los procesos y documentos digitalizados y automatizados ahorran tiempo y brindan un servicio para mejorar la experiencia de los empleados durante estos momentos de alta ansiedad.
Mejora la experiencia de los colaboradores
Cuando tus documentos están digitalizados, varias personas pueden acceder a los archivos simultáneamente o, como mínimo, pueden compartirlo rápidamente a través de una herramienta de colaboración.
Tener tus documentos digitalizados fomenta la colaboración, garantizará que todos estén en sintonía con la información allí plasmada y reducirá el tiempo que se dedica a esperar a que otros realicen y envíen los archivos.
Tus empleados no solo podrán encontrar la información que desean, sino que también podrán compartir o intercambiar rápidamente en segundos. Este ahorro de tiempo y fácil acceso impulsará, aún más, la productividad de la empresa.
Reducir tiempos y costos
El costo de impresión puede ser caro, ya que implica varios elementos como el equipo, tinta, mantenimiento y almacenamiento. Con la digitalización, esto se puede reducir a un nivel mínimo.
Experimentarás un aumento en el retorno de la inversión, ya que puedes ahorrar mucho dinero anualmente en costos de mano de obra, envío e impresión.
Otro de los temas es el tiempo. Con la digitalización de documentos puedes acceder a ellos con solo unos pocos clics, lo que significa que ya no necesitas buscar por horas entre montones de archivos en papel o tener un lugar dedicado a almacenarlos.
Recuperación de documentos
Hay muchas formas en las que los documentos físicos están en riesgo. Desde desastres inesperados, hasta errores humanos. Como sabrás son vulnerables más allá de su control.
La digitalización de documentos te permite realizar copias de seguridad, en tu computadora, dispositivos o en la nube. Esto te da la confianza de que tus datos se conservarán durante muchos años.
Además de ello, son fáciles de almacenar en múltiples ubicaciones, lo que garantiza la seguridad de los datos. El almacenamiento de documentos en varias ubicaciones brinda protección adicional contra la corrupción o pérdida.
Reduce el riesgo de errores
Actualmente la digitalización de documentos es la solución más recomendada para todas las empresas que tienen que hacer malabares con contratos, facturas, órdenes de compra, recibos de pago y documentos de ingresos de personal, entre una larga lista.
Una de las grandes ventajas es que estos documentos tan importantes ya no podrán ser alterados luego que pasen de este proceso. Por ello, la digitalización ayuda a reducir los errores causados por datos erróneos o desactualizados.
Una vez que esos documentos se almacenan en una base de datos ya no pueden ser modificados. Incluso hay sistemas que te ofrecen una seguridad adicional con el fin de blindar el documento para que no pueda ser alterado por ningún motivo.
Centralizar información en un sistema
La digitalización de documentos permite el almacenamiento digital seguro de registros. Estos registros se pueden almacenar o realizar copias en servidores remotos que cuentan con protocolos de alta seguridad.
Además, a diferencia de los documentos en papel, es que prácticamente no hay riesgo de perder o extraviar documentos digitales, y puedes archivarlo y administrarlo de forma estructurada en un solo sistema.
Seguridad para tu empresa
Los sistemas de administración de documentos electrónicos brindan controles de seguridad significativos para la información que contienen: cada usuario tendrá un registro de auditoría de todas las interacciones con el sistema.
El administrador del sistema puede asignar control de acceso a tipos de registros especificados por criterios departamentales o subconjuntos de documentos por clasificación.
Es decir, registros de recursos humanos, nómina, documentos gerenciales, entre otros, tendrían acceso limitado solo a los usuarios nominados.
Con el tipo de ciberseguridad adecuado, es fácil mantener los datos de forma segura. Esto solo es posible con la digitalización de documentos.
¿Por qué debo digitalizar los documentos en mi empresa?
Como gerente de empresa debes reducir los costos redundantes. Tener que buscar en un gran volumen de documentos en papel podría resultar en una pérdida de productividad, además de requerir espacio adicional para archivarlo.
La digitalización de documentos puede ayudar a las empresas a evitar esos obstáculos y, a su vez, a ahorrar dinero a largo plazo. Y también ahorrar espacio, la conversión de documentos a formatos digitales hace que sean más seguros
Esto es gracias a que puedes guardarlos en un solo sistema, y decidir quién puede acceder a cada archivo y cifrar los datos.
Los archivos digitalizados también son más fáciles de acceder y navegar, lo que lleva a una mejor calidad de servicio al cliente, recuperación más rápida de información relevante y te genera más confianza de no dañar documentos físicos importantes.
Si tienes documentos confidenciales, puedes utilizar un servicio de redacción para eliminar datos confidenciales de los archivos digitales después de que se hayan digitalizado los documentos en papel.
Un servicio de codificación de datos también puede resultar útil. Este tipo de servicio verifica la precisión de los documentos digitalizados e ingresa información manualmente, asegurando errores mínimos.
La codificación te permite cumplir con las estipulaciones de retención de datos digitales. Solo necesitas especificar su diseño o formato preferido. Los archivos digitales se pueden incorporar sin problemas a la base de datos de tu empresa.
Una vez que todos tus documentos en papel se han digitalizados y convertido en editables, las versiones físicas se pueden destruir, con la excepción de los documentos requeridos para el cumplimiento de la ley y otros fines legales.
Como ves, hay innumerables razones por la que debes empezar ya con el proceso de digitalización de documentos en tu empresa. Esto te generará más ganancias que pérdida. Solo debes asegurarte de emplear el software adecuado para ello.
Conclusiones
A medida que el mundo se vuelve más móvil y digital, las empresas se ven afectadas por estas tecnologías de una manera nunca antes vista.
Este panorama ha abierto muchas puertas para que las empresas mejoren la forma en que operan, escalan los procesos, se vuelvan más eficientes y, en última instancia, brinden un mejor servicio a sus clientes.
La digitalización es un aspecto cada vez más importante del funcionamiento de una empresa en esta era.
Abarca diferentes procesos y uno de ellos es la digitalización de documentos que no es más que convertir la información física en formato legible por computadora.
Mediante el uso de un software o programa, los documentos impresos se convierten en datos electrónicos lo que conlleva a un almacenamiento, seguridad y administración más eficientes.
Muchas organizaciones se benefician específicamente de la digitalización de documentos.
Pero independientemente de la industria, la digitalización de documentos es una parte cada vez más importante de esta era tecnológica a medida que las empresas avanzan hacia la “ausencia de papel”.
En Nucleus estamos dispuestos a acompañarte en ese proceso de digitalización de documentos en tu empresa. Somos expertos en el área tecnológica y contamos con más de 20 años de experiencia en el mercado.
Comienza a gestionar las transacciones de tus recibos de sueldo, documentos de ingreso/admisión, legales y operativos de la forma más sencilla y con la tecnología más avanzada.
Puedes tener la confianza de contar con un sistema informático verdaderamente autónomo, con plena validez legal, que facilita el camino para un desarrollo efectivo, más eficiente y económico que el actual, con procedimientos mucho más dinámicos y eficientes.
Empieza ya a gozar de todos los beneficios y ventajas que te ofrece esta modalidad de trabajo en tu oficina y bríndales a tus empleados y a ti mismo la facilidad de realizar las tareas diarias de una forma más fácil y sencilla.
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