Actualmente, las empresas están enfrentando diversos procesos de modernización e incorporando nuevas tecnologías a la gestión de sus recursos humanos. Una de las tendencias que se ha popularizado en los últimos tiempos es la firma de documentos digitales a través de la firma electrónica y la firma digital.
Mientras que el proceso para utilizar la firma electrónica es simple y puede realizarse desde el mismo Software de Gestión del Personal, la suscripción y el registro de la firma digital requieren de un proceso más complejo.
En este artículo, te contaremos cómo puedes dar a tus colaboradores la opción de gestionar su firma digital sin necesidad de salir de las oficinas.
Tramitar la firma digital para empresas con NucleusAR
Nucleus AR (Autoridad de Registro) le permite a las empresas realizar el proceso completo de toma de datos y activación del pedido formal para la entrega de la firma digital mediante la generación de un Certificado de Firma Digital generado por la Secretaría de Modernización bajo la Ley de Firma Digital 25.506.
Es un servicio destinado a empresas que desean que sus colaboradores tengan la oportunidad de registrar su identidad y obtener la firma digital desde la comodidad de sus oficinas. Esto permite ahorrar tiempo y dinero, ya que los empleados no deben dispersarse y realizar largas colas en las oficinas de entidades estatales.
Los Oficiales de Registro certificados de Nucleus pueden trasladarse a sus instalaciones con el equipamiento técnico necesario para el registro, ofreciendo un servicio oficial, de calidad y con una comodidad única.
Proceso de registro de firma digital para empresas
El proceso de suscripción de Firma Digital para los empleados de las empresas se realiza en jornadas de ocho horas, en las cuales un Oficial de Registro de Nucleus se presenta en las oficinas del cliente. Dependiendo del tamaño de la empresa y la cantidad de empleados cuya firma se desee registrar, se calcula el número de jornadas necesarias para completar el registro de la nómina.
Requisitos para obtener la firma digital (para colaboradores)
Para que un colaborador pueda solicitar su Certificado de Firma Electrónica, es necesario que cuente con:
- DNI actualizado, en perfectas condiciones de lectura, para validar su identidad. En caso de ser extranjero, Documento Nacional de Identidad argentino.
- Conocimiento de su CUIL (en caso de no tener, ingresar en la página de ANSES)
- Smartphone con acceso a la casilla de correo electrónico personal (yahoo, gmail, hotmail, etc), ya que será necesario acceder a ella para validar uno de los pasos de seguridad requeridos.
Requisitos para obtener la firma digital (para empresas)
Para permitir que las jornadas sean eficientes y lo Oficiales de Registro puedan trabajar de manera correcta, es necesario que las empresas garanticen:
- Conexión a Internet: por cable de red sin restricciones o Wifi abierto sin ningún tipo de restricciones.
- Una sala cerrada, sin cámaras, que cuente con enchufes donde pueda trabajar el Oficial (el Ministerio de Modernización exige que por cuestiones de seguridad sea un trámite que se realice de forma privada).
- Listado de los colaboradores a registrar en cada locación.
Suscripción de la Firma Digital
Los usuarios cuya firma digital vaya a registrarse deben presentarse frente a un Oficial de Registro licenciado por el Ministerio de Modernización, quien validará su identidad, realizará la toma de datos biométricos, le solicitará datos personales (nombre, apellido, email) y generará tres instancias de seguridad que utilizará el solicitante para firmar los documentos a través de la firma digital.
Estas tres instancias (o claves) de seguridad son:
- Contraseña personal a elección del usuario
- OTP (One-Time Password) generada a través de una aplicación especial que el usuario debe instalar en su celular, como Microsoft Authenticator y Google Authenticator.
- PIN de identificación personal
Una vez finalizado este trámite el usuario ya puede hacer uso de su certificado de firma digital para firmar los documentos que desee.
En Nucleus podemos ayudarte con el proceso de registro de la Firma Digital de tus colaboradores. Contactanos para obtener más información.
