Los procesos de transformación digital en las empresas implican el desarrollo de capacidades que les permitan adaptarse de manera rápida e integral a partir del uso de tecnologías que transformen los procesos de la organización. La base de esta transformación es la tecnología adecuada para procesar datos e información que luego se utilice en la toma de decisiones. Sin embargo, además de esta tecnología se necesita un cambio importante en aspectos culturales y organizacionales de la empresa.
En el proceso de transformación digital pueden ocurrir sucesos inesperados, momentos de disrupción, que obligan a la compañía a buscar nuevas soluciones y adaptarse. Las empresas que proveen y lideran estas iniciativas de transformación digital, como Nucleus, están acostumbradas a gestionar estos sucesos.
Creemos que estas maniobras pueden servir de inspiración para muchas empresas que en el contexto actual de cambios e incertidumbre generados por la pandemia del COVID-19 están iniciando un proceso de transformación digital. Por eso, compartimos tres consejos para aquellas organizaciones que estén dando el salto a la modernización y la tecnología:
1- Tener una visión a largo plazo
El primer consejo a la hora de transformar digitalmente una empresa es entender y buscar controlar las inevitables incertidumbres para ser capaces de ver más allá del presente y basar las decisiones en información concreta. Una estrategia de tal magnitud como la digitalización de una empresa, sus procesos y sus documentos no puede basarse únicamente en las necesidades del momento, sino que debe ser capaz de responder a ellas entendiéndolas como parte de un conjunto más grande de decisiones que impactarán en el mediano y largo plazo de la organización.
En relación al contexto actual de pandemia, es necesario plantear una visión más amplia, que contemple el objetivo de sobrevivir y adaptarse a las condiciones actuales del mercado (que se prolongan cada vez más y que tendrán consecuencias a futuro en todas las organizaciones) a la vez que busque cuidar la salud de todos los integrantes de la empresa.
2- Entender qué pasa en el ecosistema empresarial actual
El segundo consejo a tener en cuenta al momento de iniciar un proceso de transformación digital dentro de una empresa es conocer qué está sucediendo en el ambiente empresarial para poder explorar cómo enfrentar las disrupciones mediante un grupo multifuncional y otro de liderazgo, que planteen soluciones y evalúen las opciones.
En la actualidad, muchas empresas están siendo protagonistas de un proceso de digitalización. Conocer su experiencia y las dificultades que enfrentaron sirve de brújula al momento de iniciar procesos tan importantes.
3- Adelantarse a la crisis
El tercer consejo antes de emprender el camino de una transformación digital adaptable al entorno empresarial del COVID-19 es construir y promulgar nuevas prácticas lo más rápido posible, para que así el negocio se adelante a la crisis. Se trata de combinar la tecnología con los procesos existentes, con el teletrabajo como una de las vías clave en las que se articula esta colaboración.
Independientemente del sector en el que se estructure el negocio, hay pautas comunes en la utilización de recursos tecnológicos que hacen necesaria su activación cuanto antes para dar una respuesta rápida a la crisis. Por el contexto actual y la necesidad de responder rápido ante cualquier desafío, hoy no es viable adquirir soluciones tecnológicas con plazos dilatados para su implementación, se precisan soluciones ágiles.
Por este motivo, desde Nucleus brindamos a las empresas una alternativa que les permite adaptarse por completo al contexto de trabajo actual a través de soluciones tecnológicas innovadoras. Ofrecemos un sistema de gestión documental digital ágil, limpio y seguro. NucleusDOC permite que las organizaciones y sus empleados realizando trabajo remoto manejen documentos de manera digital, ahorrando los costos del papel, su impresión y distribución.
Además, con NucleusDOC es posible contar con el acuse de recibo del receptor del documento, garantizando los estándares legales requeridos a las empresas. Los colaboradores pueden firmar los documentos digitales y los responsables de la empresa pueden visualizar y controlar este proceso.
Desde Nucleus creemos que Distanciamiento Social ≠ Distanciamiento Humano. Por eso proponemos soluciones tecnológicas para que las empresas puedan enfrentar los desafíos del contexto actual sin dejar de trabajar y sin poner en riesgo la salud de los colaboradores. Realizar transacciones en papel hoy resulta costoso y peligroso, por eso es necesario cambiar el formato de distribución de documentos por una digital, limpia y de bajo costo, a través de la despapelización.
La situación actual causada por la pandemia y la crisis del COVID-19 ha forzado a las empresas a adaptarse en el corto plazo, pero esto debe ser visto como un paso necesario hacia la transformación digital a largo plazo, para poder ofrecer más flexibilidad a los clientes y empleados y continuar creciendo.
Desde Nucleus queremos ayudarte y asesorarte para que puedas encontrar la solución correcta en el proceso de digitalización de tu empresa. Contactanos para más información.
