El término “despapelización” es cada vez más utilizado por organizaciones que buscan mostrarse amigables con el medio ambiente y tecnológicas desde el punto de vista de sus sistemas y procesos. Es un concepto que se ha popularizado en los últimos años debido a la importancia que ha cobrado la responsabilidad social empresarial en compañías de todas las industrias, y la importancia que tiene para el público y los consumidores el respeto y la preservación del medio ambiente.
Sin embargo, la definición de despapelización es tan simple como “el concepto que complementa la digitalización de contenido, permitiendo desprenderse del papel tradicional”. Definiciones más precisas afirman que el término hace referencia a un “sistema electrónico que permite obviar los tradicionales expedientes en papel, facilitando todas las gestiones administrativas”, pero la idea es la misma: desprenderse de los documentos en formato papel para optar por su formato digital.
¿Por qué optar por la despapelización?
Teniendo en cuenta que la despapelización implica procesos y cambios importantes en el funcionamiento de una empresa, ¿por qué optar por un proceso de despapelización cuando trabajar con documentos en formato papel es a lo que hemos estado acostumbrados desde tiempos lejanos?
La respuesta es simple: en la actualidad, el papel se ha transformado en un elemento sumamente costoso. Y estos costos no solo incluyen la resma, sino también aquellos incluidos en el proceso de impresión (impresoras e insumos tales como cartuchos de tinta), de almacenamiento (lugar físico en donde se guardan las grandes cantidades de documentos una vez que son utilizados) y de circulación (la logística de entrega de estos documentos impresos).
Sumado a la explicación de los costos, la despapelización brinda otra solución: la preservación del medio ambiente. Según Greenpeace, el papel utilizado para impresiones de oficina insume un 40% de la madera talada para uso industrial. Para conseguirlo, deben talarse árboles que sirven como generadores del oxígeno que nos permite vivir, y que funcionan como parte del hábitat natural de millones de animales de nuestro planeta. Además, en el proceso de fabricación de papel se consumen grandes cantidades de agua y energía, que contribuye a la polución del medio ambiente.
Así, tanto para reducir costos como para cuidar de nuestro planeta, resulta necesario buscar una alternativa al papel, que nos permita gestionar los documentos de manera ágil y simple.
Ventajas de la despapelización
Si bien el proceso de despapelización de las empresas puede resultar un desafío para muchas de ellas, también implica grandes beneficios que todavía parecen desconocidos para sus líderes. Algunos de ellos son:
- Acceso fácil y rápido a la información en formato digital: al encontrarse en dispositivos electrónicos e indexados, pueden ubicarse ingresando su nombre, fecha, tipo de documento, una palabra clave o cualquier otro tipo de información que se incluyó en su nomenclatura o que se encuentra en su contenido.
- Optimización de procesos: los archivos en formato digital agilizan los flujos de trabajo ya que puede accederse a la información a través de distintos dispositivos, de a varios usuarios a la vez y se evita la pérdida o el daño de los mismos ya que no se manipulan físicamente.
- Seguridad de la información: el acceso a los documentos disponibles en formato digital puede estar cifrado, encriptado y su acceso restringido a determinados usuarios o protegido con contraseñas.
¿Cómo implementar la despapelización en una empresa?
El reemplazo del papel por el soporte digital para la gestión de documentación es sólo el primer paso en el proceso de transformación digital de las empresas. Además es necesario complementarlo con otro tipo de tecnologías de la información, tales como documentos electrónicos, la firma electrónica o firma digital para otorgar validez a los documentos y otras herramientas en materia de seguridad informática pertinentes para cada organización.
En primer lugar, es necesario optar por un sistema de gestión documental digital adecuado, que se adapte a las necesidades de la empresa, que sea simple de utilizar y garantice la seguridad de la información. NucleusDOC es el sistema de digitalización de documentos de Nucleus, totalmente autónomo, que te permitirá digitalizar documentos de admisión y onboarding, recibos de sueldo digitales, documentos operativos, legales y mucho más.
En segundo lugar, es necesario contar con los procedimientos adecuados para poder firmar todos los documentos digitalizados contando con la garantía de que son válidos legalmente, y esto es a través de la firma digital. Esta firma puede confundirse con la firma electrónica, ya que ambas se utilizan para firmar documentos digitalizados, pero a diferencia de ella, la firma digital asegura la integridad y autenticidad del documento (como establece la ley 25.506). Gestionar la firma digital para todos los colaboradores de una empresa es muy simple, y a través de NucleusAR podemos ayudarte.
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