La modernización lleva a las empresas a aplicar nuevas herramientas de gestión de recursos humanos. Entre las soluciones tecnológicas orientadas a agilizar los procesos y el manejo de los sistemas de información, el recibo de sueldo digital es un gran avance que ubica a nuestro país en niveles regionales más que interesantes en cuestiones de tecnologías, costos y ecología.
La primera Resolución 1455/2011 del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social autorizó el reemplazo de soporte en papel por formas electrónicas o digitales. Fue el inicio de esta transformación digital, cuya flexibilidad permitió que las empresas pudieran ir adoptando el nuevo sistema. Hoy en día, la versión digital de los recibos de sueldo trae beneficios para las empresas y para los colaboradores. Veamos qué dice la ley respecto a los recibos digitales y cómo comenzar a aplicarlos en la empresa.
Marco legal de la firma digital
El recibo de sueldo digital exige que se cumplan algunos aspectos legales. El requisito más relevante para garantizar la validez y certeza de la integridad del documento es la rúbrica implementada con firma digital. Esta firma cuenta con sustento legal.
La Resolución 346/2019, promulgada por el Ministerio de Producción y Trabajo, establece “que los empleadores podrán optar por emitir, indistintamente, recibos de pago en concepto de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia en formato papel o digital”. La normativa simplifica el trámite de liquidación de recibos electrónicos o digitales que ya estaba implementado por la primera resolución pero que exigía autorización de la Secretaría de Trabajo y control del Ministerio de Modernización.
La resolución indica que el empleador “deberá arbitrar los medios necesarios a efectos de que los mismos sean firmados digitalmente, tanto por él como por el trabajador”, lo que obliga a obtener los certificados de firma digital para ambas partes. Es decir, la firma digital reemplaza la firma manuscrita.
“El sistema utilizado deberá contemplar la posibilidad de que el trabajador pueda salvar sus recibos de haberes digitales”, por lo que las empresas deberán disponer de un portal online para que cada colaborador pueda acceder a su recibo de sueldo electrónico en cualquier momento. El portal del empleado es una solución tecnológica que integra la autogestión y la comunicación.
¿Firma digital o firma electrónica?
El marco legal que facilita la gestión del recibo de sueldo digital garantiza la privacidad, la recepción y el acuse por parte del empleado mediante la firma digital. La Ley 25506 enmarca el registro de la firma digital con validez legal. Esta firma se obtiene mediante un trámite ante la autoridad avalada por el Estado.
La firma electrónica está generada por un software determinado, por ejemplo, las contraseñas de las redes sociales. No cuenta con sustento legal ni contiene datos biométricos, por lo cual no garantiza la identidad del firmante. Lo mismo sucede con las firmas escaneadas o los documentos encriptados.
La firma digital se rige por el principio de no repudio y tiene la misma validez que una firma manuscrita, en tanto que la firma electrónica no requiere de ningún tipo de registro formal y no permite presumir la autoría ni la integridad de un documento.
En la implementación de proyectos de digitalización de recibos de sueldo se puede optar por cualquiera de los formatos, cubriendo siempre a todos los actores que entran en juego y las necesidades puntuales de la empresa.
Implementación de recibos digitales
Implementación con firma electrónica
Según la Ley 25506, se define como firma electrónica el “conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital”.
Las empresas que desean implementar este sistema deben obtener un software firmador que permita generar las claves que van a operar como firma electrónica. De esta forma, el software especializado agiliza la gestión y las operaciones se vuelven más dinámicas y seguras.
Implementación con firma digital
Los requisitos básicos para comenzar a implementar el recibo de sueldo digital con firma digital en la empresa son los siguientes:
- Ambas partes deben firmar el recibo con firma digital, en términos de la Ley 25506 de Firma Digital.
- El empleado debe poder acceder a su recibo de sueldo.
- El trabajador podrá optar por firmar en disconformidad.
El primer paso será proveerse de los certificados de firma digital, tanto para el empleador como el empleado. Se entiende por Certificado de Firma Digital el documento firmado digitalmente por un certificador licenciado, que vincula los datos de validación de firma a su titular (datos verificados por una Autoridad de Registro).
Empleador: solicita un certificado de firma jurídica. Por lo general, el trámite se realiza mediante una empresa como Nucleus, que acompaña en la gestión. Una vez finalizada, se obtiene un token que contiene el Certificado de Firma Jurídica. Esta firma asegura la autoría y la integridad del documento firmado.
Empleado: debe solicitar un certificado por firma física en las oficinas que provee el Estado. Es un trámite sencillo y gratuito. Una vez obtenido el certificado, el Ministerio de Modernización pone a disposición el acceso a la Plataforma de Firma Digital Remota para firmar el recibo de sueldo digital. Esta firma sirve para efectuar cualquier trámite ante la Administración Pública Nacional.
Beneficios de implementar el recibo de sueldo digital
La propuesta de la boleta de sueldo digital afianza la tecnología, permite un ahorro en insumos y horas de personal y mejora las relaciones laborales. Los empleados acceden a sus recibos digitales a través de una intranet que pertenece a la empresa.
Como mencionamos, la Resolución 346/2019 facilita la gestión de los recibos electrónicos y dispone que el empleador puede optar por recibos de sueldo en papel o digitales. Es decir, sigue siendo una opción. Los recibos emitidos en cualquiera de los formatos deben cumplir con los artículos 138, 139 y 140 de la Ley 20744 de Contrato de Trabajo.
Principales beneficios de la digitalización de documentos:
- Control en tiempo real.
- Mayor seguridad en la documentación digital.
- Cumplimiento de las regulaciones.
- Entornos colaborativos en la gestión de recursos humanos.
- Aumento de la productividad.
- Despapelización del proceso de liquidación de haberes.
- Preservación del medio ambiente.
- Ahorro en costos de insumo y logística.
- Mayor satisfacción en los empleados.
- Información organizada para ambas partes.
- Reducción de archivos.
Nucleus cubre tu proyecto de recibo de sueldo digital de principio a fin, sea con firma digital o con firma electrónica, dado que tiene las herramientas y permisos necesarios para garantizar una implementación ágil y eficaz.
