Los procesos de transformación digital para empresas están cobrando cada vez más relevancia en la escena actual. Algunos de los más importantes son la automatización de procesos a través de novedosas tecnologías en distintas áreas de las compañías, el uso de big data y software para poder procesarla, el internet de las cosas (IoT) en donde la red es cada vez más protagonista de nuestros actos cotidianos, o la robótica para automatizar y optimizar procesos antes realizados por humanos.
Sin embargo, su mera existencia no es suficiente. Para poder implementar y sacar provecho de estas tecnologías es necesario que los usuarios (y sobre todo los colaboradores de las empresas) estén listos para dar el salto hacia la transformación digital, que puedan comprender que lo que antes funcionaba bien ahora puede funcionar mejor, y que lo complejo puede volverse más simple.
Por este motivo, la transformación digital, la despapelización y la gestión documental digital deben estar acompañadas por un cambio cultural empresarial. La clave para lograrlo en las empresas son los usuarios, las personas. Y es a ellos a quienes hay que educar y capacitar, para que compartan la misma cultura tecnológica y respetuosa con el medioambiente que la organización de la que forman parte.
¿Cómo lograr un cambio cultural en la organización?
Existen varias acciones que pueden comenzar a trabajarse para allanar el camino de la transformación digital en las empresas de manera paulatina y amigable para los colaboradores:
Ahorro de energía a través de tecnologías de IoT, con sensores de movimiento inteligentes que permitan un consumo responsable. Esto además de ahorrar costos para la organización concientiza a los colaboradores sobre las energías no renovables y perjudiciales para el medio ambiente.
Límite al uso del papel a partir de la identificación de los documentos que pueden ser sustituidos por una versión digital, la capacitación del personal para poder realizar este cambio y la supervisión constante para ofrecer ayuda y asistencia de ser necesaria. Un sistema de gestión documental puede ser sumamente útil en este proceso. Además de ser una solución responsable con el medio ambiente, reduce los costos de los insumos para las impresiones, y recorta los gastos de distribución y almacenamiento de estos documentos.
Digitalización de procesos tanto internos como con clientes, para poder asegurar la misma comodidad y seguridad que en procesos presenciales y documentos en papel. Sustituir funciones y procesos clave en papel por equivalentes digitales será el cambio de paradigma que todos deberemos repensar. Recursos Humanos, finanzas, contabilidad, legales, marketing y logística, entre otras áreas, deberán definir qué procesos quieren despapelizar para avanzar hacia el objetivo de llevarlos a una nueva dimensión.
Firma electrónica o digital para estampar y otorgar valor legal a los documentos que ahora se encuentran en su versión digital (como garantiza la ley 25.506 de firma digital). En lugar de realizar firmas manuscritas en ambos extremos de un recibo de sueldo en papel (firma empleador y empleado), la organización puede decidir usar un software que aplique firma digital para que, con solo un clic, el empleador y empleado, firmen con validez legal el recibo de sueldo digital. Para esto, es necesario que las empresas otorguen a sus colaboradores la posibilidad de registrar su firma digital frente a una Autoridad de Registro Certificada.
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¡Es el momento de pensar en digital!
