La pandemia que nos toca experimentar hoy en día ha cambiado muchos aspectos de nuestras vidas, y el ámbito laboral no es la excepción. La economía mundial se ha transformado, y la forma en que las empresas deben adaptarse a ella también.
En todas partes del mundo se han buscado nuevas soluciones para disminuir al mínimo el contagio del COVID-19. Las medidas de higiene como el lavado de manos o el uso de sanitizantes cobraron mucha importancia, el distanciamiento social se convirtió en la nueva norma, los espacios cerrados y de concurrencia masiva se limitaron y el trabajo remoto surgió como una solución para muchas empresas cuyos colaboradores no pudieron asistir más a las oficinas.
Sin embargo, la protagonista de esta crisis sanitaria ha sido la tecnología. Esto puede verse a lo largo y a lo ancho del globo: en Italia el gobierno ha repartido tablets para mantener comunicados a los pacientes y a sus familias, en China desarrollaron robots sanitizantes que circulan en la vía pública y en Corea del Sur implementaron aplicaciones de rastreo GPS para visualizar la posible red de contagio entre personas.
Esto también es cierto para el sector privado, en el que las empresas han tenido que acudir a un sinfín de nuevas herramientas para que sus empleados pudieran continuar con sus tareas. La tecnología aplicada a las empresas se ha manifestado de diversas formas: herramientas de teleconferencia, Redes Virtuales Privadas, herramientas colaborativas de trabajo y sistemas de seguimiento en línea para monitorear el trabajo de los colaboradores.
Sin embargo, surge un nuevo desafío para las empresas frente a este proceso de trabajo remoto, que es el de llevar registro de las comunicaciones y los documentos que se intercambian entre los distintos departamentos de la empresa y los empleados. Hoy no es posible reunirse con los empleados para solicitar su firma o confirmar la recepción de un documento operativo (recibos de sueldo, comunicados especiales) o legal (contratos, convenios), y por eso es necesario digitalizar por completo la documentación de la empresa. Pero, ¿cómo hacerlo?
Hoy es posible gestionar todos los documentos de la empresa y los colaboradores de manera 100% digital, con un sistema de digitalización de documentos como NucleusDoc. Este sistema permite una distribución ágil, limpia y segura de los documentos digitales para aquellas empresas que funcionen bajo la modalidad de teletrabajo. Además, es posible cumplir con las exigencias legales de acuse de recibo del receptor a través de la firma digital de estos documentos.
La gestión documental digital trae beneficios únicos para las empresas:
- Brinda una solución para los desafíos actuales de acuse de recibo y firma de documentos por parte de colaboradores trabajando de manera remota.
- Reduce los costos económicos y medioambientales de la empresa al proponer una alternativa sin papel ni la necesidad de su impresión y distribución.
- Ofrece una implementación inmediata y remota (adquiriendo la versión SaaS de NucleusDOC), sin poner en riesgo la salud.
Para muchas empresas, la digitalización sigue siendo un desafío. Pero escenarios como el aislamiento social obligatorio actual demuestran que hacerlo es la única opción viable si se desea ser competitivo en el mercado. Por este motivo, es necesario enfrentar este desafío de manera inmediata y con la tecnología adecuada a cada necesidad.
Desde Nucleus queremos ayudarte y asesorarte para que puedas encontrar la solución correcta en el proceso de digitalización de tu empresa. Contactanos para más información.
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