El mercado de software para la gestión integral de recursos humanos está experimentando un cambio de paradigma a medida que las empresas cambian rápidamente el enfoque de las operaciones con su plantilla laboral.
Los usuarios buscan herramientas cada vez más innovadoras que respalden los esfuerzos de adquisición y retención de talento de su empresa, optimicen las operaciones y las automaticen en su totalidad para permitir que los equipos hagan un mejor trabajo.
Si no cuentas con un software para gestionar tus procesos o si posees uno que no está a la altura de tus necesidades, implementar un sistema más moderno puede ser tu próxima gran decisión para este año que apenas comienza.
El objetivo de cualquier software de este tipo es ayudarte a administrar tus operaciones y estrategias, además de respaldar mejor los objetivos de tu empresa.
Por ello, en este artículo te contamos cómo implementar eficientemente un software para la gestión integral de recursos humanos. Además te ampliaremos estos conceptos para que tengas una idea más clara del tema.
¿Qué es la gestión integral de recursos humanos?
La gestión integral de recursos humanos es la práctica de reclutar, contratar, desplegar y administrar a los empleados de una organización.
El departamento de recursos humanos de una empresa suele ser el responsable de crear, implementar y supervisar las políticas que rigen a los trabajadores y la relación de la organización con sus empleados.
La función de la gestión integral de recursos humanos combina todas las actividades relacionadas a los empleados dentro de una empresa. De forma que puedan trabajar con voluntad, eficacia y obtener los mejores resultados.
Cuando se hace de manera efectiva, los gerentes de recursos humanos pueden reclutar profesionales con las habilidades necesarias para promover los objetivos de la empresa, así como de capacitar y desarrollar a los empleados actuales para cumplir con las metas propuestas.
Una empresa es tan buena como sus empleados, lo que hace que la gestión integral de recursos humanos sea una parte crucial para mantener o mejorar la salud del negocio.
Software para la gestión integral de recursos humanos?
El software para la gestión integral de recursos humanos está diseñado para simplificar y automatizar las funciones del departamento, las operaciones de los empleados y los datos relacionados a ellos, a través de una base de datos central.
Está concebido para ayudar a la dirección y a los empleados a desempeñarse al máximo de su capacidad, aumentando su productividad y satisfacción general. Este software es utilizado por empresas de todos los tamaños, desde pequeñas hasta grandes corporaciones.
El propósito de usar este software es integrar el reclutamiento, la incorporación, la gestión de la fuerza laboral, la programación y gestión del tiempo, las soluciones de nómina y la gestión del capital humano, entre otras funciones del departamento.
Algunos tipos de software para recursos humanos
Hay muchos tipos de software de recursos humanos que pueden realizar una variedad de tareas. Algunas soluciones son integrales y abarcan la mayoría o todas las funciones. Otras, son especializadas y ofrecen asistencia con solo una o dos tareas.
Muchas soluciones son flexibles, brindan ayuda con las tareas básicas y tienen la opción de agregar módulos que pueden ayudar con gestiones como el seguimiento del tiempo, la asistencia y el autoservicio, según lo desees.
A continuación te explicamos algunos de los tipos de software que existen en el mercado:
Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS)
El sistema de información de recursos humanos (HRIS), por sus siglas en inglés, es un software que se utiliza para procesar, hacer seguimiento y gestionar datos de todas las operaciones de recursos humanos de una organización.
Un HRIS también ayuda en la gestión y planificación efectiva de los recursos humanos. Se emplea en empresas de cualquier tamaño.
Sistemas de Gestión de Recursos Humanos (HRMS)
El sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es una combinación de procesos que conectan las operaciones del departamento y la tecnología de la información a través de un software.
Un HRMS se puede utilizar en el reclutamiento de candidatos, la gestión de nóminas, la aprobación de licencias, el seguimiento de asistencia, las revisiones de desempeño y el mantenimiento general de la información de los empleados dentro de una organización.
Gestión del Capital Humano (GCH)
El software de gestión del capital humano ofrece una variedad de aplicaciones diseñadas para ayudar en la adquisición, el seguimiento y el desarrollo de los empleados, automatizando y agilizando los procesos de manera efectiva.
Este tipo de software se puede integrar con otras soluciones de recursos humanos e incluso con aplicaciones de terceros, como redes sociales, contabilidad o subcontratación de nómina.
Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)
Un sistema de seguimiento de candidatos y contrataciones, también conocido como ATS, es una aplicación de software que automatiza el proceso de seguimiento de solicitudes y contratación.
El software ATS aumenta la eficiencia y la productividad del departamento en general, así como la de los reclutadores, con una base de datos centralizada. Gracias a esta herramienta puedes mejorar la eficiencia del equipo de contratación mientras atraes a los mejores talentos.
Sistemas de Nómina
Un proceso de nómina eficaz y eficiente garantiza que los empleados reciban su pago de manera precisa y constante. Además, brinda al departamento la oportunidad de concentrarse en otros aspectos del trabajo.
La nómina parece simple en su esencia, pero se complica debido a las diversas deducciones y bonificaciones que entran en juego. Para evitar estos problemas, las empresas de cualquier tamaño deben usar un software de nómina.
Pasos para implementar un software de gestión integral de recursos humanos
Implementar un software para la gestión integral de recursos humanos puede ser un proceso desafiante. Hay muchos factores importantes y puntos que deben tomarse en cuenta. A continuación te mencionamos algunos:
Apoyo de tu equipo.
La aceptación de tu equipo es fundamental para impactar el cambio con éxito. El riesgo de fracaso del proyecto es mucho mayor cuando tu equipo no está listo, dispuesto y capaz de apoyar y modelar el cambio.
Define tus objetivos de negocio.
Si es posible, debes determinar el ROI deseado, el plazo en el que quieres alcanzarlo y establecer un marco para medir tus resultados.
Alcance definido.
Considera la posibilidad de adoptar un enfoque por etapas, de modo que puedas dividir el proceso en flujos de trabajo manejables. El alcance de cada fase debe estar claramente definido y comunicado a todas las partes involucradas antes de comenzar.
Planificación del ecosistema de TI:
Es aconsejable pasar por el proceso de evaluación y consolidación de las soluciones que la empresa ya utiliza. Cuanto mayor sea la cantidad de soluciones que tengas en tu ecosistema de TI, más puntos potenciales de falla podrá tener.
Gestión de cambios:
La gestión del cambio debe comenzar tan pronto como firmas el contrato con tu proveedor de software. Empieza con los líderes de recursos humanos y TI haciendo un consenso entre los usuarios finales y las partes interesadas tanto para la tecnología como para los cambios de proceso por venir.
Gestión de proyectos:
Selecciona un gerente de proyecto que pueda supervisar la implementación inicial y el uso continuo del software.
Cambios de políticas y procedimientos:
Hacer la transición de operar en papel a digital requerirá una revisión de tus políticas y procedimientos para alinearlos y poder operar en un entorno digital.
Asegúrate de que todas las políticas y procedimientos nuevos estén bien documentados y disponibles dentro de tu nuevo sistema de recursos humanos, y capacita a todos los empleados para que entiendan lo que se espera de ellos y sepan cómo adherirse a los cambios.
Seguridad y cumplimiento:
Verifica que los requisitos actuales de seguridad y cumplimiento estén documentados con precisión y adapta tu software para satisfacer estas necesidades.
Tanto las normas de seguridad como las de cumplimiento cambian con frecuencia, por lo que es fundamental que cuentes con un equipo y procesos para administrar este riesgo continuo.
Planificación para el crecimiento futuro:
Comprueba si tu software puede ser escalable, es decir que crezca a medida que tu empresa lo hace.
Si decides expandirse internacionalmente, ¿seguirá siendo una solución adecuada? ¿Es el software lo suficientemente flexible para transformarse y cambiar a medida que cambian las leyes, las reglamentaciones y sus políticas y procedimientos, sin necesidad de una costosa personalización?
Ten en cuenta el factor humano:
Todos los involucrados en la implementación del software deberán aprender nuevos conocimientos, habilidades y esforzarse para satisfacer las necesidades del proyecto.
Tu empresa debe tomar en cuenta el factor humano en la planificación. Hay que proporcionar el apoyo y los recursos adecuados para su ejecución.
Nucleus HR software de gestión integral de recursos humanos
En estos tiempos de cambio los profesionales de recursos humanos deben sortear contra muchas adversidades. Para tener éxito tu equipo necesita una herramienta integral que les permita el trabajo colaborativo y de forma remota.
El software NucleusHR reúne las más novedosas tendencias tecnológicas para desarrollar un producto eficiente en las operaciones de recursos humanos, como gestión de capital humano, nómina, tiempos, talentos y autogestión de personas.
Gracias a esta solución concebida por Nucleus puedes realizar las tareas propias del departamento de la forma más ágil, óptima y eficiente. Dar el salto hacia la digitalización jamás había sido tan fácil.
NucleusHR cuenta con módulos de:
- Administración de personal
- Payroll
- Gestion de talentos
- HR Analytics
- Gestión documental digital
- Firma digital
Además de ello, te brinda servicios postventa y mesa de ayuda. Entre la propuesta de de valor de sus servicios, destacan:
- Implementación
- Desarrollos a medida
- Capacitación y entrenamiento
- Actualizaciones de productos y legales
- Soporte a través de Mesa de ayuda
- Hosting y mantenimiento
Características de NucleusHR
- Escalable. Permite ir creciendo a medida que lo hace la organización
- Web Enable. Puedes conectarte al sistema de cualquier ubicación y dispositivo solo necesitas conexión a internet.
- Adaptable. Se adapta a los requerimientos y necesidades del cliente.
- Seguridad Integrada. Gracias a la función Active Directory de MS Windows puedes manejar la definición de usuarios y permisos.
- KnowHow. Al ser una empresa que se dedica exclusivamente al desarrollo de soluciones digitales de recursos humanos, siempre está en constante investigación para mejorar y agregar valor a sus productos.
- Fácil de usar. Cuenta con una interfaz amigable e intuitiva, de fácil navegación y acceso a la información.
- Reportes. Puedes generar reportes en múltiples formatos y personalizarlos
- Portal de autogestión. Te brinda un portal que permite la ejecución descentralizada de los procesos de recursos humanos por los empleados de la empresa.
- Firma digital. El sistema brinda facilidades para la autenticación electrónica de los documentos, eliminando el uso del papel. Firma generada gracias a la integración con la Plataforma de Firma Digital Remota (PFDR) siendo Nucleus SA una empresa homologada para la integración y generación de firma digital.
- Servicio Post Venta. Desde sus propias oficinas, el equipo de Nucleus recibe las consultas para despejar las dudas que se te pueden presentar durante tu operación con el sistema.
Conclusión
Implementar el software de recursos humanos adecuado para automatizar y facilitar los procesos se vuelve cada vez más crítico para el éxito de todas las empresas, ya sean pequeñas o grandes.
Es fundamental hacer las preguntas correctas antes de decidirse por un modelo de software definitivo. Elegir el proveedor y la tecnología adecuada es más fácil cuando se definen los objetivos. Su implementación se vuelve más sencilla y con menos puntos problemáticos.
Recuerda ser flexible y adaptarte a los procesos de cambio, porque el resultado ideal es que tengas empleados más comprometidos que se sientan más autónomos y a cargo de su propio desarrollo. Cualquier sistema que te permita obtener esos resultados, será el ideal.
Necesitas invertir tiempo en este proceso y no precipitarte en ninguna etapa del ciclo de implementación, a pesar de otros plazos o carga de trabajo que puedas tener. La implementación de un sistema es muy importante y, si se hace correctamente, valdrá la pena durante muchos años.
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