El camino hacia la transformación digital ya está siendo transitado por todos nosotros. Automatización de procesos, Big Data, Internet de las Cosas y Robótica ya son conceptos utilizados en la actualidad, y aunque es un hecho que la transformación es de suma importancia para la eficiencia de los procesos, existen otros factores que abren la hoja de ruta a un correcto desarrollo de estos elementos. El primer factor es el ahorro exponencial sobre el hecho de dejar de usar papel. El segundo, y más importante, la preservación del medio ambiente.
Según estudios realizados recientemente, el 65% de las organizaciones, tanto públicas como privadas, siguen utilizando información basada en papel. Esto incluye administración de contratos/compras, procesamiento de facturas, proceso de ingreso del personal, recibos de sueldo, la gestión interna de sus talentos y demás procesos.
En esa línea, lo relevante es determinar cómo y dónde se utiliza el papel en la actualidad e identificar lo que su empresa u organización podría cambiar.
Sustituir funciones y procesos claves en papel por equivalentes digitales será el cambio de paradigma que todos deberemos repensar. RRHH, Legales, Logística entre otras áreas, deberán definir qué procesos quieren despapelizar para avanzar hacia el objetivo de llevarlos a una nueva dimensión.
Por ejemplo, en lugar de realizar firmas manuscritas en ambos extremos de un recibo de sueldo en papel (firma empleador y empleado), la organización puede decidir usar un software que aplique firma digital para que, con solo un clic, el empleador y empleado, firmen con validez legal el recibo de sueldo digital.
Le propongo un ejercicio sobre el factor de ahorro en el recibo de sueldo en papel.
Comencemos a sumar; valor de la impresora, insumos, horas hombre para imprimir, compilar, distribuir, recolectar. Costos de envíos postales, distribución por moto. Costos por tercerizar el archivo. En conclusión, se estima que el valor por digitalizar este proceso es al menos de un 70% menos que el proceso en papel. ¿No les parece un argumento estupendo?
Veamos ahora el segundo y más importante. La preservación del medioambiente.
¿Sabía usted que para hacer un promedio de 12.000 hojas de papel se necesita, la celulosa de un solo árbol en promedio y según investigaciones realizadas, se requieren de 15 árboles para fabricar una tonelada de papel? 15 árboles representan 200 resmas.
Los árboles producen oxígeno y absorben durante la fotosíntesis el dióxido de carbono. Quizás, la principal característica que hace que el árbol sea igual a vida.
Es necesario comunicar, acompañar, educar y establecer metas para modificar el comportamiento cultural de esta generación y de las que vienen. Piense que, para muchos, la transacción de información con papel es el único método que se conoce. ¡Vaya si hablamos de un cambio radical de paradigma!
Ing. Luis Garay – Gerente de Nucleus.
