El camino hacia la transformación digital ya está siendo transitado por todos nosotros. Automatización de procesos, Big Data, Internet de las Cosas y Robótica son conceptos utilizados usualmente para definir el éxito de la transformación digital en las empresas. Y aunque es un hecho que son de suma importancia, existen otros factores que abren la hoja de ruta a un correcto desarrollo de estos elementos. Se trata de puntos de partida imprescindibles que empiezan con una estrategia específica para lograr la conversión de todos los procesos a este nuevo paradigma de transformación digital. Pensar en 0s y 1s.
Hacer simple lo complejo. Disponibilizar información crítica y gestionar apropiadamente el flujo documental y de trabajo para hacer más eficiente lo que hasta hoy pensábamos que así funcionaba bien.
Según estudios realizados recientemente, el 65% de las organizaciones sigue utilizando información basada en papel en la mayoría de sus procesos, mientras apenas el 50% de los encuestados pudo señalar procedimientos que están parcialmente digitalizados en sus negocios. Esto incluye administración de contratos/compras, procesamiento de facturas, proceso de ingreso del personal, recibos de sueldo con firma digital y la gestión interna de sus talentos.
En esa línea, lo relevante es determinar cómo y dónde se utiliza el papel en la actualidad e identificar lo que su empresa podría cambiar. Esa primera fase es básica y da paso al cambio de conductas que debe experimentar la organización.
Sustituir funciones y procesos clave en papel por equivalentes digitales será el cambio de paradigma que todos deberemos repensar. Recursos Humanos, Finanzas, Contabilidad, Legales, Marketing y Logística entre otras áreas, deberán definir qué procesos quieren despapelizar para avanzar hacia el objetivo de llevarlos a una nueva dimensión.
Por ejemplo, en lugar de realizar firmas manuscritas en ambos extremos de un recibo de sueldo en papel (firma empleador y empleado), la organización puede decidir usar un software que aplique firma digital para que, con solo un clic, el empleador y empleado, firmen con validez legal el recibo de sueldo digital.
Piensen que, para muchos, la transacción de información con papel es lo único método que se conoce. ¡Vaya si hablamos de un cambio radical de paradigma!
Eso nos obligará a incorporar cambios en las políticas de archivo, reciclaje, ahorro de energía, logística de la distribución y modernización de servicio, además, por supuesto, de cuándo, cómo y porque imprimir, solo si es absolutamente necesario.
¡Es el momento de pensar en digital!
