Es muy difícil pensar que una organización, sin importar su tamaño, pueda mantenerse competitiva sin implementar tecnología a sus procesos. En estos tiempos son muchos los beneficios del uso de la tecnología en las empresas.
La tecnología está llegando a niveles cada vez más sofisticados. ¿Y lo mejor? Se puede aplicar a cada área de la empresa. Por citar algunos ejemplos, la gestión documental y el servicio al cliente se hacen más eficientes al ser digitalizados.
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Y si bien innovar implementando tecnología implica realizar importantes inversiones, también es cierto que es posible notar las mejoras a corto plazo.
¿Interesado en saber un poco más? Sigue leyendo, te contaremos cómo la tecnología, bien llevada a la práctica, puede traer beneficios a tu empresa.
Breve historia del uso de la tecnología en las empresas
La informatización de procesos en las empresas comenzó de forma sistemática hace un poco más de tres décadas. Se inició básicamente con el desarrollo de la tecnología de la información y se fue sofisticando.
Los expertos llaman a esta era “La Cuarta Revolución Industrial o 4.0”, que está marcada por la confluencia de tecnologías. Y es que cada vez más procesos se han ido automatizando como una solución a la necesidad de agilizar tiempos de respuesta.
La tecnología se fue integrando poco a poco en las organizaciones, y no solo en los procesos externos como la interacción con los usuarios y clientes, sino también a medida que se presentaban requerimientos dentro de los diferentes departamentos, la tecnología se adaptó a las necesidades nacientes.
Los softwares de planificación de recursos empresariales son un buen ejemplo de la tecnología aplicada a las empresas. A través de una herramienta como esta, se pueden gestionar distintas áreas de la organización y hacerlo de forma eficiente y coordinada.
En Nucleus, también creemos en la transformación digital como herramienta de evolución empresarial. Por ello brindamos soluciones de tecnología e informática para la gestión integral del talento humano de tu organización.
¿Por qué invertir en la automatización y despapelización?
Cuando se automatiza y despapeliza se amplían y potencian las capacidades de la empresa. Esto influye directamente en la productividad, la rentabilidad y la competitividad de la organización.
Es muy importante que cuando se decida hacer la inversión en esta transformación digital, se debe hacer un diagnóstico de la situación actual de la empresa, así tú y tu equipo podrán identificar prioridades, optimizar recursos y obtener mayores resultados.
Aprovechar los beneficios del uso de la tecnología en las empresas pasa por elegir, además, las herramientas que mejor se adapten a sus requerimientos.
Pero repasemos al detalle seis razones para entender mejor por qué tomar la decisión de automatizar y despapelizar en la empresa:
Reducción de costos
El uso eficiente de los recursos es una consecuencia positiva de la automatización. Ya no será necesaria la impresión de decenas de papeles al día o el reemplazo de los consumibles de impresoras y copiadoras.
Estos consumibles y el papel pueden ocupar una importante cuota del presupuesto. Aunque parezca un tema del pasado, algunas empresas aún manejan procesos y registros en papel.
Esta metodología es costosa y va además en contra de las políticas eco-friendly que se vienen adoptando en los últimos tiempos en empresas de todo el mundo.
Aumento de la productividad
Además de ser costoso, cuando se manejan datos en papel, se puede incurrir con mayor facilidad en errores.
Es complicado revisar registros cuando están todos apilados en carpetas, folios o cajas. Encontrar lo que se busca puede tomar demasiado tiempo y esfuerzo.
Cuando se automatizan los procesos y se digitalizan los registros de datos, la búsquedas y manejo de esta información son más eficientes. Todo está al alcance de un click. Esto permite que los colaboradores se enfoquen en tareas más importantes.
Satisfacción de los empleados
Al poder cumplir sus tareas más fácilmente, los empleados y colaboradores de la empresa se sentirán motivados a aportar nuevas ideas. Percibirán que sus funciones apuntan a la productividad y no solo a completar actividades repetitivas.
La tecnología mejora los flujos de trabajo y promueve el trabajo colaborativo. Ser parte de un grupo y ser menos islas, estimulará la satisfacción de los empleados.
Tener la posibilidad de resolver novedades vía remota, sin tener que asistir, por ejemplo, un fin de semana a la oficina, los hará sentir que son considerados.
Mejor servicio al cliente
Crear experiencias únicas para los clientes y usuarios es uno de los pilares que sostienen a las empresas de servicios. A través de la automatización y digitalización de los procesos, esto es posible.
La tecnología es capaz de predecir comportamientos y necesidades de los clientes, incluso mucho antes de que ellos mismos se enteren que las tienen. Este es uno de los beneficios del uso de la tecnología en las empresas más interesante.
Gestión documental eficiente
Al tener los documentos digitalizados, es más sencillo encontrar lo que se busca sin perder tiempo. Además, con la automatización y la posibilidad de guardar la información en la nube, esta estará disponible y actualizada al momento.
Tener los datos en la nube significa también que a esta información se puede acceder desde cualquier punto con una conexión a internet. Esto es fundamental a la hora de tomar decisiones. Datos veraces y oportunos = decisiones acertadas.
Seguridad de la información
El desarrollo de la tecnología ha permitido no solo que los datos estén disponibles cuando se necesiten, sino también resguardados en archivos digitalizados.
Las preocupaciones de que algún incidente en la oficina ponga en peligro documentos importantes, disminuyen con la automatización y digitalización de los registros.
Cada revisión o modificación de los datos también es monitoreada y se tiene control de quién tiene acceso o no a esa información.
Conclusiones
Son muchos los beneficios del uso de la tecnología en las empresas. Con los esfuerzos de implementación de nuevas tecnologías, organizaciones con distintos perfiles comerciales y productivos han impulsado su crecimiento.
Cuando la empresa está inmersa en entornos altamente competitivos es necesario crear planes estratégicos para la aplicación de la automatización de procesos. Las empresas que no lo hacen, corren el riesgo de quedarse rezagadas.
¿En qué beneficia el uso de la tecnología en la empresa?
- Reduce costos
- Aumenta la productividad
- Los empleados se sienten más motivados
- Se presta un mejor servicio al cliente
- La gestión documental es más eficiente
- Seguridad de la información
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