¿Cómo calcular el ROI de un software de RRHH?

El cálculo del ROI (Return On Investment, por sus siglas en inglés) de un software de RRHH  es fundamental para evaluar si la adquisición generará un valor que justifique la inversión.

La forma más efectivas de justificar una adquisición, especialmente en tecnologías como un software de RRHH, es presentar datos concretos y verificables sobre los beneficios esperados. El cálculo del ROI de un software de RRHH se convierte en una herramienta indispensable para este propósito, ya que ofrece un análisis preciso que puede ayudar a convencer a la dirección. 

A continuación veremos los beneficios de calcular el ROI, así como los riesgos de no hacerlo. También hablaremos sobre algunos pasos a tener en cuenta para medir el retorno de inversión de un software de RRHH.

¿Por qué es importante calcular el ROI de un software de RRHH?

En esencia, el cálculo del ROI asegura que cada gasto esté directamente alineado con los objetivos de negocio y contribuya al crecimiento de la empresa. Calculando de forma efectiva el ROI, las organizaciones pueden demostrar que una inversión tecnológica generará beneficios tangibles, lo que facilitará la aprobación de proyectos por parte de los directivos. Este análisis también permite identificar las inversiones más rentables para asignar los recursos de manera más inteligente y reducir el riesgo de tomar malas decisiones. 

Se estima que una empresa puede reducir la carga de trabajo manual en un 80% si invierte en un software de RRHH. Este ahorro en horas puede traducirse en un equipo de RRHH más enfocado en resolver las problemáticas que requieren un enfoque humano, estratégico y analítico; como el desarrollo de programas de capacitación, la gestión del clima laboral, o el fomento de la cultura organizacional. Este cambio no solo optimiza el tiempo, sino que también eleva el rol del departamento de RRHH a un socio clave para el crecimiento y la retención del talento.

Riesgos de no tener en cuenta el ROI

Cuando una empresa decide invertir en tecnología sin medir el retorno de inversión, se arriesga a tomar malas decisiones y a desperdiciar dinero. Sin este análisis, se pueden financiar proyectos que no aportan valor real, lo que resultaría en una pérdida de eficiencia y competitividad. 

Además, la falta de datos sobre el éxito de estas inversiones dificulta la justificación de futuros presupuestos y asignación de recursos necesarios. En pocas palabras, no evaluar el ROI puede desviar la estrategia tecnológica de los objetivos de negocio, poniendo en riesgo el crecimiento a largo plazo.

3 pasos para medir el ROI de un software de RRHH

Evaluar el ROI de un software de RRHH previo a su adquisición es es un ejercicio de proyección y estimación que requiere seguir un proceso estructurado. Se trata de identificar los costos y los beneficios esperados para determinar si la inversión es financieramente viable.  A continuación, se detallan los tres pasos clave para lograr una evaluación efectiva:

2. Proyectar los beneficios y ahorros esperados. Se trata de cuantificar los beneficios que el software promete. 

• Ahorro en tiempo y productividad:
  • Estimar el tiempo que el equipo de RRHH dedica actualmente a tareas manuales (nómina, gestión de vacaciones, reclutamiento).
  • Calcular el valor monetario de ese tiempo. Por ejemplo: (Horas/mes ahorradas) x (Salario promedio por hora de RRHH).
• Ahorro en papel y suministros:
  • Calcular los costos anuales de impresión, almacenamiento y gestión de documentos en papel. La digitalización genera un ahorro directo.

3. Fórmula y el análisis. Una vez realizadas las proyecciones de costos y beneficios se aplica la fórmula del ROI.

ROI=CostosTotalesProyectados(BeneficiosProyectados−CostosTotalesProyectados)​×100

• Si el ROI es positivo (>0%): La inversión es potencialmente rentable.
• Si el ROI es negativo (<0%): La inversión no se justifica financieramente con las proyecciones actuales.

Un punto importante es considerar el período de recuperación (payback period), que es el tiempo que se tardará en recuperar la inversión inicial con los ahorros generados. Por lo general, un período de 1 a 3 años se considera una buena inversión.

Este cálculo proyectado te dará una base sólida y objetiva para presentar tu caso y tomar una decisión informada, alejándote de las suposiciones y basándote en la comparación de datos financieros.

Además de los beneficios financieros, la inversión en tecnología de RRHH puede generar beneficios intangibles difíciles de medir con números, pero importantes para el éxito organizacional. Un software de RRHH puede facilitar la comunicación interna y mejorar la satisfacción del empleado impactando positivamente en la imagen de la marca.

Aunque estos beneficios no son directamente cuantificables y no se reflejan en el ROI, se pueden medir de forma indirecta a través de indicadores como la reducción de la rotación del personal y mejoras en los procesos de contratación. Combinando estos datos cualitativos con las métricas financieras, las empresas pueden tener una visión completa del impacto de su inversión y ajustar sus estrategias de RRHH para obtener un mayor retorno a largo plazo.

En Nucleus, sabemos que a la hora de elegir un software de RRHH, es necesario evaluar múltiples factores. Por eso, te brindamos la posibilidad de solicitar un demo para conocer las formas en las que Nucleus puede potenciar los procesos de tu organización. ¡Charlemos!