Un buen software de gestión de RRHH, es decir, un sistema que se adapta a las necesidades y objetivos organizacionales para gestionar el talento, tiene el poder de automatizar gran parte de las tareas del sector y transformar la experiencia de los empleados (EX), impulsando su productividad y su compromiso.
Por el contrario, una solución ineficaz puede reducir la eficacia de los procesos y flujos de trabajo, haciendo que la satisfacción de los colaboradores disminuya y, con ella, su motivación.
¿Cómo reconocer que es hora de adoptar una nueva herramienta para gestionar el talento? ¿Qué parámetros tener en cuenta para elegir la plataforma adecuada? Te lo contamos en esta nota.
6 señales que revelan que llegó el momento de cambiar tu software de gestión de RRHH
Existen algunos indicios que dan cuenta de que el sistema para administrar los recursos humanos de una organización está lejos de ser eficiente y, por lo tanto, debe ser reemplazado a fin de potenciar la operatoria del departamento.
Dependencia excesiva de la gestión manual
A pesar de que cuando fueron puestas en marcha representaron un gran avance, las soluciones de RRHH antiguas a menudo implican la ejecución manual de numerosas tareas asociadas al sector, especialmente administrativas.
Cuando esto sucede, el personal del área se ve sobrecargado de trabajo, al tiempo que los procesos se tornan ineficientes y plausibles de errores.
Si la plataforma utilizada no admite automatizaciones para las actividades repetitivas, ni contempla la autogestión de los empleados, es momento de pensar en una nueva alternativa.
Aumento de problemas legales y errores en el cumplimiento normativo
En lo que a la gestión de la plantilla respecta, todas las empresas están sujetas a normativas y requisitos de compliance, independientemente del sector al cual pertenezcan.
No cumplir con la normativa vigente puede traer serias consecuencias, como multas, inhabilitaciones, procesos legales y mala reputación.
Los sistemas de Recursos Humanos antiguos no cuentan con la complejidad y la capacidad necesarias para dar respuesta a las necesidades de cumplimiento vigentes, ya que a menudo almacenan los datos en silo, limitando su visibilidad.
Además, las soluciones diseñadas años atrás tienen inconvenientes para mantenerse al día de los cambios en las reglamentaciones laborales, muchas veces teniendo que recurrir a actualizaciones manuales o depender del personal de terceros. Esto deriva en errores y omisiones que cuestan caro a las organizaciones.
Incremento de la tasa de rotación de empleados
Operar con una plataforma obsoleta obliga a los colaboradores del área a ejecutar tareas administrativas repetitivas y recurrentes. Su carga laboral es continua, no tiene fin y esto provoca que su estrés aumente.
Los colaboradores son poco tolerantes a los procesos deficientes. En consecuencia, procurarán continuar su crecimiento profesional en otra compañía.
Frustración de los empleados por la falta de opciones de autoservicio
Seamos sinceros: los empleados de hoy no quieren perder tiempo hablando con Recursos Humanos para solicitar licencias, actualizar su información personal o hacer consultas sobre beneficios.
Por el contrario, esperan que la organización que los emplea cuente con una plataforma que les permita gestionar por ellos mismos estas cuestiones.
Si la solución con la que se cuenta no ofrece esta posibilidad, es momento de pensar en otra alternativa. La inmediatez en la respuesta y las gestiones es una premisa.
Falta de integración de la información
La consolidación de los datos de la plantilla en un único lugar es una de las principales ventajas que ofrecen los sistemas de gestión de Recursos Humanos.
Cuando la plataforma con la que se opera no permite unificar los registros en un único lugar, obligando a quienes trabajan en el departamento de RRHH a navegar entre diferentes interfaces para recabar información, incorporar otra solución se torna fundamental.
Poca o nula correspondencia con los objetivos de negocio
Si el software de RRHH de una empresa contiene funciones básicas del sector, como la gestión de nóminas y el legajo digital, pero no ofrece la posibilidad de agregar funcionalidades adicionales que se alineen con el crecimiento corporativo, ha llegado el momento de actualizarlo.
Seguir apostando por un sistema de Recursos Humanos que no brinda nuevas capacidades frena los planes de expansión de las empresas, o bien las obliga a buscar soluciones adicionales, lo que implica más tiempo y dinero.
Qué tener en cuenta para elegir la mejor plataforma
¿Descubriste que es hora de actualizar el software de gestión de RRHH de tu compañía?
Te contamos qué parámetros considerar para hacer una elección acertada:
- Facilidad de integración. La plataforma elegida debe poder integrarse con el resto de las herramientas que utiliza la organización, como ERP y CRM, entre otros. Solo así es posible agilizar los flujos de trabajo y eliminar los silos.
- Escalabilidad. Las plantillas no permanecen estáticas, sino que pueden ampliarse o reducirse con el tiempo. El software debe responder a esta necesidad, proporcionando la escalabilidad necesaria para hacer frente a diferentes volúmenes de trabajo.
- Flexibilidad. No solo la cantidad de empleados se modifica. Los requerimientos empresariales también lo hacen. El instrumento de gestión del talento que se adopte debe ser flexible, es decir, brindar la chance de agregar o quitar módulos y funcionalidades según las necesidades de cada momento.
- Funciones de autogestión. Para aliviar la carga de trabajo del personal de RRHH, eficientizar la operatoria y potenciar la satisfacción de los trabajadores, la solución debe contemplar la autogestión de los colaboradores. Gracias a esta funcionalidad, los empleados podrán gestionar por ellos mismos licencias, permisos e información personal, entre otras cuestiones.
- Centralización de la información. Si los datos de la plantilla están agrupados en un único lugar, los responsables de Recursos Humanos pueden acceder rápidamente a ellos para obtener información que les permita promover iniciativas que mejoren la gestión del talento.
- Seguridad de los datos. Las organizaciones no pueden arriesgar la confidencialidad de los datos de sus empleados. La plataforma elegida debe garantizar la protección de la información sensible, a fin de resguardar la privacidad de su plantilla.
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