Un software de gestión de calidad debe cumplir algunas expectativas: ser fácil de usar, funcionar bien, ser capaz de evolucionar a medida que cambian las necesidades y, por supuesto, ser mantenible.
Pero, ¿cómo saber si un software de gestión es ejecutado con buenas prácticas?
En primer lugar, debe cumplir ciertas especificaciones y, sobre todo, satisfacer las expectativas del usuario.
En definitiva, tu software de gestión debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las especificidades de tu sector de actividad, no debe ser restrictivo y obligarte a replantear todos tus procesos de producción, venta o distribución en función de su funcionamiento.
No es tu empresa la que debe adaptarse al software, ¡sino al revés!
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Software de gestión: una herramienta que facilita la vida a sus usuarios
Más allá de las posibilidades de personalización, el grado de adopción de esta valiosa herramienta por parte del personal de la empresa desempeña un papel fundamental en el éxito o fracaso de la implementación de un software de gestión.
De hecho, una de las principales características de un buen software de gestión reside en su ergonomía y facilidad de uso en el día a día, que facilitarán su adopción por parte del personal de recursos humanos.
Por eso suele ser mejor optar por un software que sea accesible a todo el personal, incluso a los que no tienen conocimientos avanzados de informática.
Después de todo, ¿de qué sirve tener el software más potente del mundo si tus empleados no pueden sacarle el máximo partido?
Además, no todos los departamentos de la empresa utilizan las mismas funciones a diario. Por ello, la experiencia del usuario debe ser personalizable, en función del puesto que ocupe y de las tareas que deba realizar el empleado: en aras de la simplicidad, sólo se le debe presentar la información y los datos más relevantes.
La mejor opción es elegir un software de gestión que disponga de accesos directos, sea ergonómico y fácil de usar, y cuente con un mesa de ayuda.
El software de gestión es una herramienta modular en constante evolución
Como inversión financiera por excelencia, la adopción de un software de gestión debe considerarse a la luz de una estrategia a largo plazo.
No basta con elegir el software de gestión que más te convenga en un momento dado, sino que hay que tener en cuenta sus posibles necesidades de evolución desde el principio del proyecto, para no quedarse bloqueado en un software que en su día fue eficaz, pero que ahora está obsoleto.
Para evitar esta desafortunada situación, es una buena idea optar por un software adaptable que pueda satisfacer las necesidades cambiantes de tu empresa.
Ir de la mano de los empleados, que quieren trabajar en condiciones que consideran más adecuadas, sólo puede ayudar a aumentar su productividad. Además, es importante tener en cuenta las posibles ampliaciones geográficas, seleccionando una solución capaz de funcionar en una red multisede.
Planificá tus proyectos en función de tus recursos, no de los plazos
El mundo de los negocios está sometido sistemáticamente a la presión de los "plazos". Los directivos ambiciosos imponen ritmos frenéticos para hacer las cosas rápidamente, pero no olvidemos que el recurso más importante de la empresa son las personas.
El rendimiento de un empleado depende en gran medida de su motivación y bienestar dentro de la empresa.
Por eso, cuando planifiqués tus proyectos, debés adoptar un enfoque justo y realista. Planificá tus planes de acción en función de los recursos de que dispongas, no de los plazos que quieras imponer.
Un buen software de gestión contribuye a la planificación de proyectos en función de los recursos que podés movilizar.
Tené en cuenta que con ayuda de la tecnología podés evitar las desviaciones entre los tiempos reales y los previstos, además de tomar decisiones precisas y mesuradas.
4 ventajas de un buen software de gestión
Refuerza la relación entre cliente y empresa
Un software de gestión empresarial te permite mejorar la interacción con los clientes y proporcionarles información en tiempo real.
Como resultado, podés aumentar la fidelidad a la marca.
Agiliza la planificación de proyectos
Incluye herramientas para reducir el tiempo de planificación y proporcionar información precisa sobre el alcance, los costes y los plazos.
De esta forma, se puede optimizar el proyecto mediante la automatización.
Gestiona los recursos de forma eficiente
Un buen software de gestión ayuda a evitar tiempos muertos y sobrecargas en los equipos que componen la organización.
Al identificar cualquier cuello de botella y utilizar los recursos de forma más eficiente, se pueden actualizar rápidamente los planes y detectar los riesgos antes de que se produzcan.
Optimiza el trabajo en equipo y mejora la comunicación interna-externa
La colaboración entre equipos puede mejorar gracias a la integración y automatización de herramientas que harán que tus empleados sean más eficientes y productivos.
En conclusión, un software de gestión empresarial siempre se adapta a la fuente de tu trabajo: un sitio de comercio electrónico no tiene las mismas necesidades que una galería de arte, por lo que vos sos el que debe indicar el perfil empresarial y sus respectivas necesidades, con el fin de recibir un apoyo a su medida.
Sin duda alguna, un software de gestión resulta ser un verdadero piloto para cualquier negocio, adaptándose a los equipos de trabajo y proporcionando un apoyo multitarea.
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