La digitalización de la gestión de personal es uno de los principales retos a los que se enfrenta el área de RRHH hoy en día, pero es sobre todo una necesidad para todas las empresas que deseen centrarse en el rendimiento, la innovación, el desarrollo de su marca de empleador y la retención del talento.
Si bien el despliegue de un software es fuente de numerosas ventajas tanto para las empresas como para los empleados, también puede ser, como todo proceso, fuente de inconvenientes.
Para controlar e incluso limitar estas desventajas, es esencial identificarlas y diseñar una estrategia con la ayuda de una aliado tecnológico como Nucleus.
Seguramente te preguntás cuáles son las principales características de un software para gestión de personal. Seguí leyendo para resolver todas tus dudas.
Un software de gestión de personal es una interfaz compuesta por múltiples aplicaciones informáticas que permiten gestionar y automatizar una serie de tareas y funciones de recursos humanos.
En consecuencia, su principal interés es liberar al personal de RRHH de tareas que consumen mucho tiempo y aportan poco valor añadido, pero también asegurar y hacer fiables todos los datos de RRHH.
Así, las principales funcionalidades que se esperan de un software de este tipo son:
- Gestión administrativa del personal, desde la entrada hasta la salida.
- Centralización y automatización de la contratación y la incorporación.
- Gestión de bajas, tiempos y ausencias.
- Gestión de nóminas.
- Gestión del talento y rendimiento.
La mayoría de los sistemas de administración de personal actuales son totalmente modulares, personalizables y pueden adaptarse perfectamente a las necesidades de la empresa.
Por eso es más importante que nunca conocer las ventajas, pero también los inconvenientes para que su implementación sea un éxito total y real.
Ventajas de implementar un software de gestión de personal
Aunque las posibilidades y funcionalidades que ofrece un software de gestión de personal son numerosas, las ventajas que ofrecen son principalmente las mismas.
Y entre estas ventajas destaca la automatización, optimización y estandarización de los procesos de RRHH.
Este sin duda alguna es uno de los primeros beneficios conocidos y esperados de un sistema de administración de personal. De hecho, el despliegue de este software tiene como principal ambición la automatización de las tareas más básicas de la función de RRHH, como la liquidación de haberes, introducción y actualización de las bases de datos de personal, entre otros.
Estas tareas son generalmente repetitivas, lentas, poco gratificantes y con escaso valor añadido, pero son esenciales e inevitables.
En ese sentido, cuanto más crezca tu nómina, más tiempo ahorrará el área de RRHH.
Asimismo, un sistema de gestión de personal elimina el riesgo de errores relacionados con la introducción múltiple de datos, y también a estandarizarlos.
Aumento de la productividad
Si bien la automatización de las tareas administrativas de RRHH es la fuente del aumento de la productividad, no es el único aspecto que lo permite.
En efecto, la simplicidad de la introducción de datos, la fluidez de la transmisión de la información, pero también la reducción de la reintroducción de información contribuirán también a un aumento natural de la productividad de todos.
Tomemos un ejemplo relativamente sencillo, pero muy revelador: la solicitud de vacaciones.
En una organización sin un sistema de gestión de personal, la solicitud de vacaciones seguirá un camino largo y difícil.
En primer lugar, el empleado seguramente tendrá que llenar un formulario de solicitud. Tras un cuidadoso cálculo sobre los días de vacaciones restantes, los días que se pueden ganar de aquí al día de la solicitud, el número de horas que se pueden recuperar, etc., la solicitud está por fin lista.
Tras un par de idas y venidas, la solicitud de vacaciones llega al lugar adecuado.
Ahora la cuestión es si puede ser aceptada o no. Entre la lectura del calendario hecho en Excel, las notas Post-it esparcidas por aquí y por allá recordando las reuniones y eventos importantes a los que tendrán que asistir los empleados, etc., aceptar una solicitud de permiso parece el doble o nada.
Y de hecho puede llegar a serlo: riesgo de falta de personal, incumplimiento de plazos, insatisfacción de los empleados y deterioro del clima social, pérdidas, olvidos, etc. Estos son riesgos que pueden eliminarse con un software de gestión de personal.
En tanto, liberados de las tareas más lentas y repetitivas, el equipo de RRHH podrá reinvertir el tiempo que antes dedicaban a estas acciones en otras de mayor valor añadido como la retención del talento y la comunicación interna a través del desarrollo de la marca empleadora.
Seguridad y archivo de datos en la gestión de personal
Cuando se recopilan y digitalizan datos, hay que prestar atención a la seguridad de los mismos y a las obligaciones establecidas en la ley.
Al equiparte con un software de gestión de personal, te aseguras tanto de cumplir con las normas establecidas como por ejemplo la firma digital, así como también de que tus empleados dispongan de una herramienta de almacenamiento de datos fiable y totalmente segura.
Ahora bien, ya conocés todas las ventajas de invertir en un software de gestión de personal, pero seguramente tenés en mente cuál es tu presupuesto y otros costos asociados a la utilización del software.
Gracias a la digitalización de la función de RRHH, la empresa puede realizar numerosos ahorros en términos de costos operativos directos, pero también de costos indirectos.
Los principales beneficios financieros que permite la implementación de un software de gestión de personal son:
- Desmaterialización de las nóminas y del correo administrativo.
- Reducción de los costos relacionados con el material de oficina.
- Asegurar y limitar los costos asociados a la gestión de los recursos humanos de los empleados, en particular en relación con el tratamiento de las nóminas.
- Reducción de los costos relacionados con la contratación.
Dejá tu consulta y podemos asesorarte. En Nucleus desarrollamos servicios que unen a personas, departamentos y organizaciones, acompañándolos en su transformación digital.
