En algunos sectores de servicios, en los que una gran parte del personal está en contacto con los clientes durante largos periodos de tiempo, es necesario ejecutar de forma efectiva la gestión del tiempo, sobretodo en lo que se refiere a la liquidación de haberes.
En ese sentido, la gestión del tiempo laboral requiere un cuidadoso equilibrio entre las necesidades del personal y la empresa porque incide incluso en la operatividad general de cualquier organización.
La moral y el rendimiento de los empleados se resentirán si, por ejemplo, se centra únicamente en las necesidades de la empresa, sin tener en cuenta que la correcta remuneración salarial es fundamental para todo el personal.
Ahora bien, los requisitos del horario de trabajo de los empleados pueden variar en función de su puesto.
En tanto, estos mismos empleados necesitan que se les avise con antelación para gestionar sus vidas, pues los avisos constantes de cambios de última hora provocan resentimiento e insatisfacción.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión del tiempo?
En nuestra vida cotidiana, el tiempo es el hilo conductor de todas nuestras actividades, desde que nos levantamos hasta que nos acostamos.
A menudo tomamos nuestras decisiones cada hora y esto nos permite tener un ritmo y una rutina.
Gestionar nuestro tiempo y seguir nuestros horarios es, por tanto, muy beneficioso para nuestro equilibrio y realización. Pero, ¿cómo se aplica esto a la vida laboral?
Una visión global de las horas trabajadas
Gestionar las horas de trabajo de los empleados permite generar resúmenes e informes detallados sobre el volumen de horas trabajadas en la empresa. Esto facilita el cálculo de las horas de trabajo.
También podés asignar estas horas por día, semana o mes, así como por departamento y empleado.
Para ello, necesitás una tabla para calcular las horas de trabajo reales y esto te dará una visión global del rendimiento de tu empresa, así como del rendimiento individual de cada empleado.
Estos valiosos datos te permitirán tomar decisiones específicas y estratégicas.
Además, harán que tus auditorías, controles y distribución de la remuneración dentro de tu empresa sean eficaces.
Rendimiento
Es importante entender que la gestión del tiempo de trabajo es una herramienta tanto para los directivos como para los empleados.
Lejos de ser sólo una herramienta para controlar el trabajo de los empleados, es un medio para aumentar su rendimiento.
Saber cuántas horas tardan en completar sus tareas, y tener una idea clara de qué horas se cuentan como horas trabajadas, ayuda a aumentar la concentración y la productividad.
También es una forma de saber qué tareas llevan más tiempo que otras. Esto puede utilizarse para mejorar el rendimiento mediante formación o un aumento de los recursos para esa tarea.
Detectar posibles sobrecargas de trabajo
¿Tus empleados trabajan demasiadas horas extraordinarias? Probablemente, significa que tu carga de trabajo es excesiva o que tus recursos están mal asignados.
Llevar un registro de las horas trabajadas por tus empleados te permite detectar fácilmente posibles sobrecargas de trabajo.
Sabrás exactamente si está vinculada a un periodo o tarea concreta, y a qué departamentos o empleados afecta.
Con esta información en la mano, podrás tomar decisiones estratégicas para tu empresa.
Esto es bueno para el bienestar de tus empleados y su desarrollo profesional y, sobre todo, evita el agotamiento.
Mejorar la gestión del tiempo es un reto cotidiano
Es importante tener un registro visual de las distintas asignaciones de tiempo que se han asignado a cada proyecto, la forma en que se reparten entre los distintos empleados encargados del mismo y la producción vinculada a cada uno.
Por lo tanto, es necesario poder consultar en cualquier momento el calendario de horas de trabajo y actividades de la empresa, para reajustarlo si es necesario o, al menos, para anticipar la facturación de distintos proyectos y clientes en momentos diferentes.
No se trata de controlar, sino de hacer un seguimiento a distancia, de capacitar al personal y de definir horarios que se adapten a todos los miembros de la empresa.
Utilizar las mejores herramientas como Nucleus es, por tanto, esencial.
En ese sentido, la gestión del tiempo no debe ser una tarea tediosa que haga perder el tiempo en lugar de centrarse en la acción y no en la organización.
Aprendé cómo gestionar mejor el tiempo
No existe una fórmula mágica para la gestión del tiempo. Como para cualquier deportista de alto nivel, todo se reduce a saber gestionar los esfuerzos de forma inteligente.
Por lo tanto, un mínimo de organización y rigor son esenciales, así como una buena dosis de sentido común.
Perseguir mil liebres a la vez no hará que los empleados sean más eficaces ni productivos. Por ello hay un dicho que reza que el tiempo no siempre se pierde donde uno espera.
Por ejemplo, buscar un archivo importante en medio de papeles y otros documentos esparcidos por una mesa, cuando todo el equipo está esperando a que una persona entre para hacer una revisión, podría ir en detrimento de la productividad de todo el equipo.
Por eso, digitalizar y planificar bien las tareas, además de estructurar eficazmente el trabajo es el primer paso hacia una buena gestión del tiempo.
También es importante que el equipo de RRHH vea con claridad hacia dónde se dirige.
Los objetivos permiten avanzar sin perder el rumbo, pues ofrecen la ventaja de saber con facilidad y precisión dónde estás y qué te queda por hacer, sobre todo si son S.M.A.R.T. (Simple, Measurable, Acceptable, Realistic and Time-bound por sus siglas en inglés), simples, mensurables, aceptables, realistas y limitados en el tiempo.
Así, podés fijarte objetivos semanales, mensuales o incluso diarios para aprovechar mejor el tiempo de que disponés.
Existen muchos métodos para ayudarle a aclarar sus prioridades y ser más eficaz. Sin embargo, las líneas generales siguen siendo las mismas:
- Identificar las tareas a realizar.
- Analizar el grado de urgencia e importancia.
- Tomar las medidas adecuadas.
- Hacer balance periódicamente.
En Nucleus contamos con una solución de gestión del tiempo que te ayudará a compensar a tus empleados de la manera más precisa y puntual. Completá este formulario para una asesoría gratuita.
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