La firma digital es una herramienta clave en cualquier organización y te vamos a contar por qué. En Argentina, desde hace ya algún tiempo, existe la posibilidad de que los documentos electrónicos tengan la misma validez jurídica que los físicos. Esto ocurre justamente gracias a la firma digital.
Además estos documentos pueden ser realizados tanto por entes públicos como privados y tanto para empleados de empresas como particulares. Pero es importante remarcar que si bien son conceptos relacionado entre sí la firma digital y la firma electrónica son conceptos que tienen marcadas diferencias y que repasaremos en esta oportunidad.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la iniciativa de firma digital nació en el año 2001 como producto de la ley 25.506. Justamente dicha normativa establece las diferencias entre la firma electrónica y la firma digital.
Justamente la solución tecnológica brindada por Nucleus permite el proceso completo de la toma de datos y la activación del pedido formal para la entrega de la firma digital mediante la generación de un certificado electrónico que es generado por el estado.
Además, Nucleus está autorizado por la Secretaría de gobierno de modernización a cumplir las funciones de Autoridad de Registro de la Autoridad Certificante AC Modernización – PFDR. Si querés conocer más al respecto te invitamos a hacer clic acá.
Pero antes vamos a repasar todos los aspectos claves de la firma digital para que entiendas por qué deberías considerarla para el área de recursos humanos de tu organización.
Firma digital ¿De qué se trata?
Si nos remontamos a la ley antes mencionada (N° 25.506) que regula la firma digital, por ella se entiende “al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su exclusivo control”.
Es decir que mediante el procedimiento la firma es susceptible de verificación por terceras partes. Dicha acción permite identificar a la persona detrás de la firma y detectar así posibles alteraciones en el documento luego de realizar la firma en cuestión.
La firma digital le otorga a un documento digital la misma validez que una firma manuscrita. Sin embargo, uno de sus principales beneficios, radica en que no es necesario que el firmante se encuentre en el lugar del documento lo que evita el uso del papel y agiliza los tiempos.
Sus principales beneficios
Como mencionamos anteriormente, la firma digital favorece la gestión del tiempo ya que simplifica los procesos tanto para las organizaciones como para las personas. Pero como sus ventajas principales podemos enumerar:
- Seguridad en las operaciones gracias a los procesos minuciosos de verificación de identidad a través de datos biométricos del firmante y los procesos de verificación en dos instancias y con diferentes contraseñas.
- Preservación del medio ambiente al eliminar la necesidad de papel para los documentos a firmar.
- Ahorro de tiempos de traslado al ofrecer la posibilidad de firmar a distancia.
- Funcionalidad en diversos dispositivos, con el único requerimiento de acceso a internet.
- Ilustración sobre la diferencia entre la firma digital y la firma electrónica en diferentes dispositivos electrónicos: celular, PC y computadora de escritorio
Y la firma electrónica ¿de qué se trata?
La misma ley que engloba las consideraciones de la firma digital, indica que se entiende a la firma electrónica como “el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizados por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital”.
Beneficios de la firma electrónica
Si bien no posee los mismos beneficios y certificaciones legales que la firma digital, la electrónica facilita numerosos procesos entre los empleados y el área de recursos humanos.
- Fácil de gestionar dentro de un software de recursos humanos especializado, como el de Nucleus.
- Operaciones dinámicas de firma de documentos dentro de la organización, sin necesidad de traslado.
- Seguridad de la firma a través de una contraseña única determinada por el usuario.
¿Por qué deberías considerar la firma digital? Te lo explicamos
Más que una firma, es una herramienta tecnológica que permite firmar de forma digital diferentes documentos electrónicos. Gracias a ella se puede asegurar la autoría y validez de un documento o mensaje. Además permite verificar que el contenido del mismo no haya sido alterado.
Se usa no sólo como un sistema de identificación sino también como un medio de autenticación dentro de internet y de sistemas informáticos.
Dentro de sus principales características y beneficios por los cuales deberías considerarla, radica que la firma digital permite acelerar los procesos internos que restan tiempo y no permiten una gestión óptima constante de los procesos. Además permite reemplazar el uso del papel por herramientas 100% digitales lo que genera un impacto no solo dentro de la organización sino también con sus públicos.
Proceso de registro de la Firma Digital
Uno de los impactos de la pandemia y de los cambios en los hábitos laborales de las organizaciones es la incorporación de nuevas tecnologías a la gestión del área de recursos humanos. Justamente esta tendencia se popularizó en los últimos meses por lo cual la firma de documentos digitales es un proceso necesario dentro de las organizaciones.
A la hora de avanzar con el proceso de registro, es importante aclarar que para utilizar la firma electrónica el proceso es más simple y rápido que la firma digital. Esto se debe que para utilizar la firma electrónica se puede realizar el registro desde el mismo Software de Gestión del Personal. Pero el registro y suscripción de la firma digital es un proceso un poco más complejo pero no por ello imposible.
Con Nucleus podrás tramitar la firma digital para empresas
Nuestro software de Recursos Humanos para la gestión del personal de Recursos Humanos permite que el proceso de toma de datos y activación del pedido para la entrega de la firma digital sea más sencillo y rápido. El mismo se realiza mediante la generación de un Certificado de Firma Digital generado por la Secretaría de Modernización bajo la Ley de Firma Digital 25.506.
Los Oficiales de Registro certificados de Nucleus pueden trasladarse a sus instalaciones con el equipamiento técnico necesario para el registro de la firma. De esta manera se ofrece un servicio oficial integral, de calidad y con una comodidad única en el mercado.
Este servicio se destina a empresas que desean que sus colaboradores tengan la oportunidad de registrar su identidad y obtener así la firma digital. El proceso al realizarse desde sus oficinas permite ahorrar tiempo y dinero.
El registro de la firma digital se realiza en jornadas de 8 horas, en las cuales un Oficial de Registro de Nucleus se presenta en las oficinas del cliente. El tiempo total de registro depende netamente del tamaño de la empresa y la cantidad de empleados que deseen/necesiten registrar su firma. En base a estos datos se calcula el número de jornadas y se garantiza el registro de toda la nómina.
Además si necesitás activar la firma digital para comenzar a disfrutar sus beneficios de forma inmediata te recomendamos que hagas clic acá para acceder a un asesoramiento gratuito por parte de nuestros especialistas.
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