Si sos profesional de RRHH o trabajás en el área, debés saber que una solución muy eficaz para el papeleo acumulado, que solo desperdicia espacio y es difícil de gestionar, es la implementación de un sistema de digitalización de documentos en las empresa.
Hay que tener en cuenta que la digitalización no se trata necesariamente de una copia exacta del documento original, ya que pueden perderse algunas características.Por ello, este proceso también se considera la extracción del contenido esencial de un documento.
En cualquier caso, la digitalización de un documento permite :- Reconocer el contenido
- Hacer una copia
- Almacenar el documento e indexarlo para hacer una búsqueda
Tené en cuenta también que es posible digitalizar casi cualquier tipo de documento, como imágenes, textos y gráficos, utilizando un escáner o una cámara digital.
El sonido y el vídeo también pueden grabarse con el equipo adecuado para producir archivos digitales.
Los objetos físicos también se pueden digitalizar con escáneres 3D, diseñados para ello.
Formatos de digitalización de documentos
Entre las ventajas de un sistema de digitalización de documentos está la posibilidad de elegir los formatos de digitalización según las necesidades del usuario.
Sin embargo, dependiendo del tipo de formato de almacenamiento elegido, los datos escaneados pueden no ser utilizables tal cual.
Existen varios formatos para registrar documentos y datos digitales, que permiten almacenarlos y utilizarlos con total seguridad.
Los formatos más comunes son:
Formatos de grabación sin pérdidas (TIFF, WAV, etc.): estos son una forma de almacenamiento de datos escaneados en bruto.
La ventaja de este tipo de formato es la posibilidad de aplazar su procesamiento, pero requiere un espacio de almacenamiento bastante grande.
Almacenamiento de datos procesados: este tipo de registro permite el almacenamiento de un documento como el PDF, que se obtiene tras el procesamiento por reconocimiento de caracteres.
El interés de este tipo de formato de grabación reside en la posibilidad de volver a escanear.
Formatos de grabación de baja pérdida (JPEG, MP3, etc.): es el formato más utilizado para el almacenamiento de datos comprimidos y digitalizados, donde se acepta una baja pérdida de datos. Este tipo de formato ahorra espacio de almacenamiento.
Sean cuales sean los archivos considerados, se recomienda optar por los formatos abiertos para garantizar su durabilidad.
Ventajas de la gestión documental a través de la digitalización
La digitalización de documentos representa verdaderos desafíos en términos de archivo y accesibilidad de la información. Sin embargo, son muchas más las ventajas que se pueden obtener a largo plazo.
Los empleados que trabajan en un entorno de papel pasan la mitad del día gestionando documentos y cada día se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo.
Compartir documentos escaneados también es más rápido que enviarlos por correo o esperar a que se entreguen en mano.
Además, la digitalización permite un almacenamiento digital seguro. Los archivos digitales pueden ser almacenados o respaldados de forma segura en servidores remotos con protocolos de alta seguridad.
También podés encontrar y utilizar todos los documentos escaneados con unos pocos clics, lo que significa que no tenés que perder tiempo buscando entre montones de papel.
¿Cómo lograr la digitalización de documentos en mi empresa?
A medida que tu empresa se desarrolla, el volumen de papeles crece exponencialmente y todo ese papeleo almacenado desperdicia espacio, recursos y es difícil de administrar.
Con esta solución estratégica puedes utilizar técnicas digitales para convertir todos los documentos impresos en versiones electrónicas que se almacenan en tu propio servidor o en la nube.
Esto te permite administrarlos de manera más eficiente, sin perder algún documento importante, evitando así dañar la credibilidad de tu empresa y sobre todo ser más amigable con el medio ambiente.
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En Nucleus creemos que la transformación digital es un camino que se recorre paso a paso y para ello te acompañamos en cada instante. Nuestro objetivo es optimizar tu área de recursos humanos, gestionar mejor el talento y hacer un mejor uso del tiempo.
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